Teklif hazırlama, TeamGram’ın en çok kullanılan özelliklerinden biri. Çeşitli şablonlar oluşturarak teklif hazırlarken zaman kazanabilir, müşteriniz TeamGram’dan gönderdiğiniz teklifi okuduğunda haber alabilir ve kabul edilen tekliflerinizden ne kadar kâr edeceğinizi anında görüntüleyebilirsiniz. Bu yazıda bahsedilen detaylar ile de tekliflerinizi mükemmelleştirebilirsiniz.
TeamGram kullanıcısı değilseniz ve şirketinizde bir teklif hazırlama programı kullanmak istiyorsanız, TeamGram’ı 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
TeamGram ile teklif nasıl hazırlanır, nasıl takip edilir öğrenmek için kullanım rehberini de ziyaret edebilir ve videolarımızı izleyebilirsiniz.
learn.teamgram.com/tr/selling-with-teamgram/writing-proposals/
Şirketinize özel teklif şablonları oluşturun
TeamGram’da şirket logonuzu, görsellerinizi ve standart mesajlarınızı kaydederek size özel teklif şablonlarınızı oluşturabilirsiniz. Farklı dil (Türkçe, İngilizce, Rusça) ve özelliklerde dilediğiniz kadar şablon kaydebilirsiniz. Önceden kaydettiğiniz şablonlar ile tekliflerinizi dakikalar içinde hazırlayabilirsiniz.
Eposta ile gönderin, okunduğunda haber alın
Teklifinizi ister PDF olarak kaydebilir, ister TeamGram’dan müşterinize e-posta olarak gönderebilirsiniz. Teklifinizi e-posta ile birden çok kişiye gönderebilir, dosya ve görseller ekleyebilirsiniz. Müşteriniz teklifinizi okuduğunda anında haber alır, müşterinizi ne zaman geri aramanız gerektiğini anlarsınız.
Kolayca revize edin
TeamGram’da final durumuna getirdiğiniz ve müşterinize yolladığınız tekliflerinize girdiğinizde, “Revize et” düğmesini kullanarak müşterinizden gelen değişiklik taleplerini hızlıca yapabilirsiniz. Teklifinizin revize edilmedne önceki hali ayrı bir teklif belgesi olarak TeamGram’a kaydolur. Böylece geçmişe doğru ne değişiklikler yapılıp, kabul edilen bir teklif haline geldiğini izleyebilirsiniz.
Herhangi bir teklife bakarken aşağıda teklifin revize edilmeden önceki halini ve durum tarihçesini görüntüleyebilirsiniz.
Durumunu güncellerken açıklama yazın
Siparişe dönüştürün
Kabul edilen tekliflerinizi tek bir tıklamayla siparişe dönüştürebilirsiniz. Böylece teklifinizle aynı içeriğe sahip siparişinizin kaydı anında oluşur. Aynı şekilde tek tıkla siparişinizi cari hesaba da işleyebilirsiniz.
Hatırlatma: Kuşbakışı görünümü açarak takibinizdeki her satışı bir bakışta görebilir, tüm aşamaları anı anına takip eder, satışlarınızı sürükleyip bırakarak durumunlarını güncelleyebilirsiniz.
Detaylı Teklif Özellikleri
Teklif kabul edilirse ne kadar kâr edeceğinizi görün
TeamGram’da her sipariş ve teklif için kârlılık oranlarını ve miktarlarını kolaylıkla görüntüleyebilirsiniz.Bunun için ürünlerinizin maliyetini TeamGram’a kaydetmiş olmanız yeterli. Maliyet bilgileri müşterilerinize gönderdiğiniz (satış teklifleri gibi) PDF dosyalarında görünmez, ama satışlarınızdan ne kadar kâr ettiğinizin otomatik hesaplanması için kullanılır. TeamGram’ın kâr hesaplamasını istiyorsanız, öncelikle teklif ve sipariş ayarlarından aktif hale getirmeniz gerekir.
Giriş/çıkış sayfası hazırlayın
Teklif şablonlarında dilerseniz giriş sayfası ve çıkış sayfası hazırlayabilirsiniz. Özellikle kapak gibi bir giriş sayfanız olmasını istiyorsanız bu özelliği kullanmalısınız. Giriş metnine yazdığınız bilgiler giriş sayfasında, dip not olarak yazdığınız bilgiler de çıkış sayfasında yer alır. Böylece ürün kalemleri her zaman kendi sayfalarından başlar. Bir giriş sayfası, N adet ürün sayfası ve 1 çıkış sayfası şeklinde şablonlar hazırlayabilirsiniz. Şablonunuzu oluştururken ‘Diğer bilgiler’ kısmından giriş ve çıkış sayfalarının ayrı sayfa olmasını sağlayabilirsiniz.
Hazır metin bloklarıyla zaman kazanın
Teklif veya sipariş formunuzu hazırlarken sıklıkla kullandığınız metinleri blok olarak kaydedebilirsiniz. Yeni bir teklif oluştururken giriş ve dipnot kısımlarında “Metin bloğu ekle” butonuna basıp, eklemek istediğiniz metin bloğunu seçerek hız kazanabilirsiniz.
Ürün kalemlerinizi başlıklandırın
Hazırladığınız teklifte ürünlerinizi farklı başlıklar altında sunmak isteyebilirsiniz. Teklif oluştuturken +Yeni satır ekle bağlantısını kullanarak yeni bir ürün kalemi ekleyebilir, +Yeni başlık ekle bağlantısını kullanarak da ürünleriniz için bir başlık ekleyebilirsiniz. Tüm bu satır ve başlıkların yerini yön tuşlarıyla değiştirebilirsiniz.
KDV ve İndirimleri otomatik hesaplayın
Teklifinizi hazırlarken ürün fiyatlarına KDV’nin dahil olup olmadığını ve ürünün KDV oranını dilediğiniz gibi belirleyebilirsiniz. Hazırladığınız teklife eklediğiniz her ürün kalemine farklı oranlarda indirimler uygulayabilirsiniz. Dilerseniz genel toplam üzerinden de indirim sunabilirsiniz. Belirlediğiniz indirim ve KDV oranlarını TeamGram otomatik hesaplar.
Özel alanlar ekleyin
Tekliflerinizde TeamGram’da bulunmayan şirketinize özel bazı alanlar daha olmasını isteyebilirsiniz. Bunun için Kontrol Paneli > Teklif ayarları sayfasına gelerek “Özel alanlar” sekmesine gelin. Veri giriş şeklini seçerek istediğiniz kadar özel alan ekleyebilirsiniz.
Görünmesini istemediğiniz alanları gizleyin
TeamGram’da herhangi bir kayıt oluştururken olabildiğince fazla bilgi girmeniz çok işinize yarar. Ancak,girdiğiniz tüm bilgilerin müşterinize gönderdiğiniz teklifte görünmesini istemeyebilirsiniz. Teklif şablonunuzu oluştururken, “Diğer bilgiler” bölümüne gelerek, teklifinizin görünümünü, gizli ve açık bilgileri belirleyebilirsiniz.
Teklifleriniz kriterlerinize göre listeleyin
TeamGram sol menüsünden Teklifler sayfasına geldiğinizde oluşturduğunuz tüm teklifler listelenir. “Şunları göster” bölümünden hazır listelerden birini seçip tekliflerinizi filtreleyebilirsiniz. Örneğin, sadece kabul edilmiş tekliflerinizi listelemek için “Kabul edilenler” i seçebilirsiniz. “Yeni liste” butonuna basarak kendi kriterlerinize göre bir filtre oluşturup, bu filtreyi daha sonra hazır listeden seçerek vakit de kazanabilirsiniz.
Kriterlerinize göre listelediğiniz teklifleri “Excel’e aktar” butonuna basarak Excel dosyası olarak kaydedebileceğinizi de unutmayın.
Teklifle ilgili son notu görün
Teklifler sayfasında listelediğiniz tekliflerin en sağ tarafındaki kulakçığa bastığınızda ‘Son notu gör’ butonuna basarak, o teklif hakkında yazılan son notu görebilirsiniz.
Teklifleri haber akışında yayınlayın
Tekliflerinizin otomatik olarak Haber akışında yayınlanmasını ve böylece ekibinizin haberdar olmasını sağlayabilirsiniz. Dilerseniz haber akışında yayınlanacak teklifler için mimimum tutar da belirleyebilirsiniz. Bunun için Kontrol Paneli > Teklif Ayarları sayfasına gelin ve ‘Ayarlar’ sekmesini kullanın.
