Dünya Sağlık Örgütü’nün 11 Mart 2020 günü COVID-19 (Koronavirüs) hastalığını pandemik (küresel salgın) olarak ilan etmesinden sonra dünyada pek çok şirket, iş yerine gelmesi zorunlu olmayan personelinin uzaktan çalışması için düzenlemeler yapmaya başladı.
TeamGram bu açıklamadan 1 ay kadar önce uzaktan çalışma ile ilgili hazırlıklara başlayarak İstanbul ve Toronto’daki ekiplerinden katılımlarla bir pilot çalışma yaptı. Bu çalışma sırasında edindiğimiz deneyimi blogumuzda paylaşacağız. Uzaktan çalışma uygulamasına geçmeyi düşünen şirketlere faydalı olacağını umuyoruz.
Bu ilk yazımız, yöneticilerin uzaktan çalışma için yapması gereken hazırlıklar hakkında.
Uzaktan Çalışma Neden Gündeminizde Olmalı?
COVID-19’u yakın dönemdeki diğer salgınlardan ayrıştıran özellikleri, çok daha bulaşıcı olması, belli yaş ve risk gruplarında daha öldürücü olması ve henüz bir tedavisi veya aşısı olmaması. Üstelik virüsü taşıyan kişi 2 haftaya kadar bir belirti göstermediği için bu sırada farkında olmadan etrafındakilere de bunu bulaştırabiliyor.
Bu nedenle insanların birbirine virüs bulaştırabileceği ortamların azaltılması büyük önem taşıyor. İş yerinin kendisi steril olsa ve çalışanlar birbirinden uzak dursa bile, işe gidip gelirken kullanılan toplu taşıma araçları, yemek aralarında gidilen restoranlar, müşteri ziyaretleri, asansörler gibi ortamlarda bulaşma riski yüksek olabiliyor.
Uzaktan çalışma sadece şirketlerin kendi çalışanları ve onların aileleri için hastalık riskini azaltmakla kalmıyor, dünya çapında hastalığın yayılmasının yavaşlatılmasına ve hastaneler üzerindeki yükün azaltılmasına da yardımcı oluyor.
Çekinmeyin. Bunu Başarabilirsiniz.
Müşterilerinizin telefonda konuştukları elemanlarınızın evden çalıştığını fark etmesinden, bunun profesyonel olmayan bir izlenim yaratmasından endişe ediyor olabilirsiniz.
Ancak unutmayın ki COVID-19 salgını ile birlikte dünyanın en büyük şirketleri bile evden çalışmayı zorunlu hale getirdiler. Çoğu bunu gizlemek yerine, toplum sağlığına verdikleri önemin bir göstergesi olarak müşterilerine iletip, olası aksaklıklar için peşinen özür dilediler. Bu yaklaşımlarıyla eleştirilmek yerine takdir edildiler.
Bugün, evden çalışmaya geçiş için bütün teknolojik imkanlar hazır. Yazılımlar, kullanıcıların teknolojik becerileri, hızlı internet bağlantıları ve akıllı mobil cihazlar sayesinde bu geçişi kolayca yapabilirsiniz.
Ama Bunlara Dikkat Edin:
Uzaktan çalışmaya geçerken asıl dikkat etmeniz gerekenler teknoloji veya müşterilerle değil, ekibinizle ilgili konular olacaktır:
- İletişimi ve Bilgi Paylaşımını Teşvik Edin: Aynı mekanda çalışırken kolayca fark edilen gelişmeleri uzakta çalışırken takip edebilmek zor olacaktır. Çalışanları yaptıkları işler hakkında ekibin geri kalanını bilgilendirmeleri için teşvik edin. Bunu e-posta kirliliği yaratmadan gerçekleştirmenin iyi bir yolu, TeamGram‘ın haber akışı özelliğini kullanmaktır.
- Bu Bir Tatil Değil. Alışılan Düzeni Sürdürün: Mesai başlama ve bitiş saatleri, toplantı zamanları, işlerin yapılış şekli gibi alışkanlıkları uzaktan çalışırken de sürdürün. Bu, ekibin çalışma disiplininin ve temposunun aynen devam etmesine yardımcı olur.
- Ekibinizle Sık Sık Görüşün: Gözden uzak olduklarını düşünmek, ekip üyelerinizin moralini bozabilir. Onlarla sık sık görüntülü görüşmeler yapın, Herkesin kolayca diğer ekip üyelerine ulaşabileceğini belli edin.
- Pozitif Bir Ortam Yaratın: Dünyanın öldürücü bir salgın hastalıkla mücadele ettiği bir ortamda çalışanlarınızın yalnız kalması ruh hallerini olumsuz etkileyebilir. Elinizdeki iletişim ve paylaşım kanallarını sadece ciddi iş konuları için değil, onları rahatlatmak ve iyi hissettirmek için de kullanın.
Kimler Uzaktan Çalışabilir?
Üretim, lojistik, perakendecilik, bakım-onarım gibi işler fiziksel mekanlarla bağımlı oldukları için bunları uzaktan yürütmek kolay olmayabilir. Bu işlerde çalışanların koronavirüsten korunmaları için farklı düzenlemeler gerekebilir.
Ancak satış, müşteri hizmetleri, muhasebe, pazarlama, ar-ge gibi alanlardaki işlerin çoğu, uzaktan çalışma için tasarlanabilir.
Kullanmanız Gereken Yazılımlar
CRM
Müşteriyle doğrudan temas halinde olan satış ve satış sonrası ekiplerinin işlerini aksamadan ve ofistekinden farksız biçimde yürütebilmeleri, TeamGram gibi bulut tabanlı CRM sistemleri sayesinde olur.
TeamGram, kullanıldığı cihaz üzerinde hiç veri bulundurmadığı için her yerden güvenle kullanılabilir. Uzaktan kullanım için özel bir düzenleme veya kuruluma ihtiyaç duymaz.
Bilgisayar ve bunun internet bağlantısıyla ilgili beklenmedik sorunlar çıkarsa, TeamGram’ın iOS ve Android mobil uygulamaları ile akıllı telefonlar ve tabletler üzerinden de aynı bilgilere ulaşılabilir.
Haber Akışı
Çalışanlar aynı ofisteyken olup biteni takip edebilmek zor değildir. Ancak ofis dışında çalışırken iç iletişimde kopukluklar başlar. Bunu gidermek için e-posta ve telefon görüşmeleri yeterli değildir. Yapılanların ortak bir haber akışından izlenebilmesi bu sorunu gidermeye yardımcı olur.
TeamGram‘ın haber akışı, sosyal ağlarda alıştığınıza benzer şekilde çalışır. Yaptığınız görüşmeler, işinizle ilgili gelişmeler hakkında kısa notlar yazıp haber akışında paylaşabilirsiniz. Bunların ekine resimler, dosyalar, çizimler koyabilirsiniz. Dahası, hangi paylaşımınızın şirkette kimler tarafından görülebileceğini de kontrol edebilirsiniz. Yazdığınız notları okuyanlar bunlara yorum yazabilir, beğenebilir.
TeamGram haber akışının belki de en önemli özelliği, yazdığınız notların CRM sisteminizdeki diğer kayıtlarla otomatik olarak ilişkilendirilmesi ve notu okuyanların bu ilişkili kayıtlara kolayca ulaşabilmesidir. Bu şekilde ekibinizdeki herkes olup biteni kolayca izler, onunla ilgili her bilgiye güvenle ulaşabilir.
Elektronik Formlar ve Onay Süreçleri
Herkes aynı ortamda çalışırken bazı iş akışları kağıt formlarla ve hatta sözlü olarak yürüyebilir. Bir işlem için onay almak, faturasının arkasını paraflamak kadar basit olabilir. Uzaktan çalışırken bu akışları elektronik hale getirmek gerekir.
TeamGram gibi yazılımlar, şirket içi kullanım için basit elektronik formlar oluşturmanızı çok kolaylaştırabilir. Bunlarda hangi alanlar olacağını birkaç dakikada tanımlayabilir, basit form tabanlı süreçlerinizi hemen elektronik hale getirebilirsiniz. Bu formlara taranmış belge görüntüleri ve diğer dosyalar ekleyebilir, bir kullanıcıdan diğerine onay için gönderebilir, işi biten formları elektronik olarak arşivleyebilir ve ilgili kişilerle paylaşabilirsiniz.
Video Çağrılar ve Ekran Paylaşımları
Uzaktan çalışan ekiplerin birbiriyle iletişiminde video çağrılar ve ekran paylaşımları önemli bir yer tutabilir. Basit video çağrıları için Whatsapp hem iOS hem de Android mobil cihazlarda çalışan iyi bir seçenektir.
Eğer ekibinizin birbirleriyle ekran paylaşabilmesini de istiyorsanız Skype, Google Hangouts veya Google Meet (GSuite kullanıcıları için) ek maliyet getirmeyen iyi seçeneklerdir.
Altyapı Konuları
Bilgisayarlar
Uzaktan çalışma için ideal durum, taşınabilir bir iş bilgisayarını eve götürüp oradan kullanmaktır. Böylece kullanıcının alıştığı ortam aynen evine taşınacağından ve güvenlik denetimleri daha iyi sağlanabileceğinden olası sorunlar en aza indirgenmiş olur.
Alternatif olarak kullanıcının evindeki mevcut bir bilgisayar da kullanılabilir. Ancak bu bilgisayarda veri güvenlik standartlarınızın sağlandığından emin olmalısınız. Özellikle güncel bir güvenlik yazılımı kullanımı, bilgisayar bir süre kullanılmadığında oturumun otomatik olarak kilitlenmesi, iş için kullanılırken diğer kullanımlardan farklı bir oturum açılması, kullanıcı şifresinin evde başkalarınca kullanılmaması gibi şartların sağlandığından emin olmalısınız.
Çalışanların Evlerdeki İnternet Bağlantıları
Bağlantı Türü:
Uzaktan çalışmanın temel şartı, çalışanların güvenli olarak sistem kaynaklarına bağlanabilmeleridir. Uzaktan çalışacak kişinin çalışacağı yerde (mesela evinde) bir geniş bant (ADSL/VDSL/Fiber) internet bağlantısına sahip olması tercih edilir.
Bağlantının sık sık kopması, yavaşlaması gibi sorunlar varsa, altyapının gözden geçirilmesi gerekebilir.
Karasal bağlantıların kullanılamadığı durumlarda 4G/LTE ve üzeri mobil şebekeler de kullanılabilir. Akıllı telefonun mobil veri bağlantısını bilgisayarla paylaşmak için kişisel erişim noktası özelliği etkinleştirilebilir.
Ancak mobil şebekelerde daha sınırlayıcı bir veri kotası olabilir. Uzaktan çalışma için böyle bir bağlantı kullanmak gerekiyorsa, video çağrılar gibi yüksek veri transferi gerektiren uygulamaların ne kadar kullanıldığına dikkat etmek gerekebilir.
Bağlantı Hızı ve Kota:
Uzaktan çalışma sırasında video çağrılar sıklıkla kullanılacağı için bunların getirdiği trafiğe uygun bir abonelik alınmış olması önemlidir. İş günü boyunca her zaman bir video çağrısının açık kaldığı bir durumda ayda 40GB veri transferi ve her iki yönde 1MBPS’e kadar bant genişliği gerekebilir.
Bunlar operatörlerin sağladığı mevcut geniş bant bağlantı seçeneklerinin çoğuyla rahatça karşılanabilir, ancak hattın evdeki başka cihazlar ve servisler tarafından da kullanıldığı unutulmamalıdır. Önerilen minimum bağlantı özellikleri şunlardır:
- Limitsiz trafik
- 12 MBPS veya üzeri bant genişliği
Telefon Sistemi
Aşağıdaki seçeneklerden birini kullanarak, iş telefonlarınızı çalışanların evden kullanmasını sağlayabilirsiniz.
- Sanal PBX Servisleri: Internet tabanlı sanal PBX servislerinin çoğu mobil uygulamalar veya web tarayıcı üzerinden çağrı alma ve çağrı yapma imkanı sunarlar. Türkiye’de hizmet veren ve TeamGram ile de entegre olabilen sanal PBX’lerden bazıları şunlardır: ars+ PBX, Bulutfon, NAC, NetGSM, Sanal Santral, Verimor.
- Mobil Operatörler: Operatörlerin, mobil şebeke üzerinde sanal santral oluşturmayı sağlayan bazı hizmetleri vardır. Ayrıca daha basit bir çözüm olarak, şirketinizin mevcut santralının dahili hatlarını uzaktan çalışacak personelinizin cep telefonlarına aktarmayı da düşünebilirsiniz.
- IP PBX Sistemleri: Şirketinizin telefon santralı IP tabanlı ise dahili hatları buna uzaktan internet üzerinden bağlamak mümkün olabilir.
Bir sonraki yazımızda, evden çalışacak ekip üyelerinize yönelik önerilerimizi paylaşacağız.