Başlamadan Önce:
Tutarlı ve sürekli satış büyümesi için birlikte çalışan iki sürece ihtiyaç vardır:
- Müşteri Adayları Bulma ve Değerlendirme Süreci: Satışları artırmak için sadece mevcut müşterilere güvenemezsiniz. Yeni müşteri adayları bulmak ve bunların hangilerinde satış fırsatları olabileceğini belirlemek için de bir sürece ihtiyacınız olacak. Bu konuda daha fazla bilgi için bu yazımıza göz atın.
- Satış Süreci: Yeni bir satış fırsatı yakaladığınızda satış sürecini işletmeye başlayacaksınız. Satış süreci, müşteri adaylarınızı sizden alım yapma noktasına getirmek için tasarlanmış, tekrarlanabilir ve yönetilebilir bir kurgudur. Satış süreçlerini daha yakından tanımak için aşağıdaki yazıyı okuyun.
Ekibinizin gerçekleştirmek için çalıştığı her bir satışa satış fırsatı diyoruz. Bir satış fırsatını belirlediğiniz andan, o satışı kapatana kadar –yani kazanana ya da kaybedene kadar– yapılacaklarin tümü satış sürecinizi oluşturur.
Süreç Oluşturmak Neden Önemli?
Süreç halinde kurgulanmış işler kolay ölçeklenir. Başka bir deyişle, kapasiteleri gerektiği gibi yükseltilip indirilebilir.
Dahası, önceden iyi kurgulanmış süreçler daha verimli çalışır. Sonuçları daha kolay tahmin edilir. Daha kolay yönetilirler. Ekibe yeni katılanlar, iyi çalışan bir sürece daha hızlı adapte olurlar.
İyi ölçeklenebilen bir satış sürecine sahip olmak, şirketinizin geleceği için yapabileceğiniz en önemli yatırımlardan biridir. Bunun olmadığı satış ekipleri, birkaç kişinin bireysel başarılarıyla sınırlı kalırlar.
Satış Süreciniz Hangi Aşamalardan Oluşmalı?
Süreçler, sırası önceden belirlenmiş aşamalardan oluşur. Ne kadar bariz olursa olsun, bunları net olarak tanımlamış olmalısınız. Örnek bir kurumsal satış sürecinde aşamalar şunlardan oluşabilir:
Tanışma > İhtiyaç Belirleme > Teklif > Pazarlık > Sözleşme
Elbette bu aşamalar, her firmanın çalışma şekline, sektörüne ve müşterilerin özelliklerine göre farklılık gösterebilir. Farklı durumlar için farklı satış süreçleri de uygulayabilirsiniz. Mesela özel şirketlere satış yaparken uyguladığınız süreç, devlet kurumlarına satış yaparken uygun olmayabilir.
Satış fırsatlarınız, ilk ortaya çıktıkları andan kapatılana kadar sırayla bu aşamalardan geçeceklerdir. Duruma göre aşamalardan hızlı veya yavaş geçmek mümkündür, ama sırayı bozmamak gerekir. Mesela yukarıdaki örnek süreci ele alırsak, ihtiyaç belirleme adımını tekliften sonraya bırakmak veya sözleşmeyi kesinleştirdikten sonra fiyat pazarlığı yapmak süreci bozacak ve muhtemelen istenmeyen durumlar ortaya çıkaracaktır.
TeamGram’ın satış süreci sayfasında, sürecinizi görselleştirebilir ve kolayca yönetebilirsiniz. Bu işlem, bütün kullanıcılarınızı etkiler ve sistem yöneticisi yetkisine sahip biri tarafından yapılmalıdır. Burada, sürecinizin her bir aşaması ayrı bir kolon olarak gösterilir. Kolonların (aşamaların) isimlerini değiştirebilir, yeni kolonlar ekleyip gereksiz olanlarını çıkararak bu görünümü kendi satış sürecinizi yansıtacak şekilde özelleştirebilirsiniz. Bazı TeamGram abonelik planları, aynı şirket içinde birden fazla satış süreci tanımlamaya da izin verir.
Satış Fırsatlarını Sürece Sokun
Satış sürecinizi tanımladınız. TeamGram’ın satış süreci sayfasındaki kolonlar, şirketinizin her satış fırsatının sırayla geçeceği aşamaları gösteriyor. Şimdi sıra bunun içini doldurmaya geldi.
Ekibinizin üzerinde çalıştığı her satış fırsatı burada yer almalı. Satış fırsatı tanımlarken bazı temel bilgileri de girmeniz gerekecek: Müşteri, tahmini sonuçlanma zamanı, tutar, gerçekleşme olasılığı gibi. Ne kadar çok ve detaylı bilgi girerseniz, süreci o kadar iyi yönetir ve o kadar doğru tahminler yapabilirsiniz.
Satış fırsatlarını TeamGram’a eklemek için satış süreci sayfasındaki yeni satış fırsatı düğmesini kullanın. Alternatif olarak, müşteriniz olan şirketin CRM kaydındaki yeni fırsat düğmesini kullanarak da bu işlemi yapabilirsiniz.
Satış fırsatınız süreç içinde ilerlediğinde, bir aşamadan diğerine sürükleyip bırakarak kolayca güncelleyebilirsiniz.
Satış sürecinizi farklı şekillerde düzenleyip filtrelemek mümkündür. Bunun için sol üst köşedeki filtre sembolüne tıklayın.
Satış Tahminleri
Her satış fırsatı için tahmini bir satış değeri, kazanılma zamanı ve kazanılma olasılığı girebilirsiniz. Bu bilgiler, ileriye dönük satış tahminleri yapmada kullanılır.
TeamGram girdiğiniz değeri ve gerçekleşme olasılığını çarparak hesapladığı ağırlıklı tutarı, girdiğiniz tahmini kapanış tarihindeki olası satış olarak görür ve buna göre tahminler oluşturur.
Bu bilgileri başlangıçta girmek zor olabilir. Müşterinin ihtiyaçlarını tam olarak öğrenmediğiniz bir aşamada gerçekçi tahminlerde bulunmak mümkün olmayabilir. Buraya her zaman yapabildiğiniz en iyi tahminleri yazmaya çalışın. Süreç ilerleyip de daha gerçekçi tahminler yapabildiğinizde buraya dönüp güncelleyebilirsiniz. Her güncellemeden sonra TeamGram’ın tahmin hesaplamaları otomatik olarak değişecektir.
Satış Fırsatlarınızın Sahibi Kim?
Satış bir yandan takım işidir, ama diğer yandan da rekabetçi ve bireysel bir iştir. Her satış fırsatının, o satışın kazanılmasından sorumlu bir sahibi olmalıdır.
Satış fırsatının sahibi, o müşteriyle en yakın ilişkide olan, kritik kararları almaya en uygun durumdaki kişi olmalıdır. İşin kazanılması ya da kaybedilmesi nihai olarak bu kişinin sorumluluğundadır.
Satış fırsatını tanımlarken sahibini de belirlemelisiniz. Satış fırsatıyla ilgili bazı işlemler sadece o fırsatın sahibi ve onun amirleri tarafından yapılabilir.
Tüm satış fırsatlarını tek bir kişinin sahipliği altında toplamaktan kaçınmalısınız. Bu, satış sürecinizin ölçeklenmesini ve satış ekibi üyelerinin bireysel performanslarının izlenmesini çok zorlaştırır. Bir satış kimin sorumluluğunda yürüyorsa, sahibi de o olmalıdır.
TeamGram’ın satış süreci görünümü, farklı kişilerin sahip oldukları fırsatları tek bir süreç görünümünde gösterebilir. Filtreler uygulayarak tek bir kişinin, bir departmandaki herkesin, ya da tüm şirketin satış fırsatlarını aynı süreç görünümünde izleyebilirsiniz.
Sıradaki Adımları Belirleyin
Satış süreci görünümü, her bir fırsatın hangi aşamada olduğunu kolayca görmenizi sağlar. Böylece yakın zamanda bir fırsatla ilgili neler olması gerektiğini kestirebilirsiniz. Mesela ihtiyaç belirleme aşamasındaki bir fırsat için neler yapılması gerektiği aşağı yukarı bellidir. Bu işlemler bittikten sonra teklif verileceği de kolayca anlaşılabilir. Ancak bu yeterli değildir.
Bir satış fırsatı sonuçlanana kadar yapmamız gerekenlere satış aktiviteleri adını veriyoruz. Aktiviteler, zamanı ve kimin tarafından yapılacağı belli görevlerdir. Müşteriyle toplantı yapmak, teklif göndermek, teklif gönderdikten sonra telefonla takip etmek gibi. Sürecin tek bir aşamasında bile çok sayıda aktivite gerekebilir.
Aşamalardan farklı olarak, aktiviteleri önceden kesin olarak belirlemek mümkün olmayabilir. Örneğin, her satış fırsatının müşteri ihtiyaçlarını belirleme aşamasından geçmesi gerekebilir. Ancak bazı müşterilerde bu tek bir toplantı aktivitesi ile yapılabilirken, bazılarında teknik şartnamelerin incelenmesi ve farklı kişilerle çok sayıda toplantı yapılması gibi aktiviteler gerektirebilir.
Genellikle bir satış fırsatının sahibi, bu fırsatı ilerletmek için hangi aktivitelere ne zaman ihtiyaç duyulduğuna duruma göre karar verir. İşte bu nedenle her bir satış fırsatı için yapılacakları bir defada değil, sırası geldikçe, adım adım planlamak daha gerçekçidir.
TeamGram, her satış fırsatının bir sonraki adımını satış süreci görünümünde gösterir. Dilerseniz her bir satış fırsatı için birden fazla aktivite tanımlayabilirsiniz, ancak satış süreci görünümünde bunlardan ilk uygulanacak olan gösterilir. Bu tamamlandığında sıradaki aktivite onun yerini alır (Satış fırsatını tıklayarak henüz sırası gelmemiş etkinlikleri de görüntüleyebilirsiniz).
İyi bir satıcı her zaman bir sonraki adımını önceden planlamış olmalıdır. Satış süreci görünümündeki bütün satış fırsatları için sıradaki adımların girilmiş olduğundan emin olun. Elbette dinamik bir satış ortamında her şey önceden düşündüğünüz gibi gitmeyebilir. Bir satış fırsatı için düşündüğünüz sıradaki adımı uygulamadan bir başkasıyla değiştirmek zorunda kalabilirsiniz. Ama bir sonraki adımını planlamamış olmak, bir satıcı için önemli bir eksikliktir.
Ürün Tablolarını Oluşturun
Her satış fırsatına bir ürün tablosu ekleyebilirsiniz. Ürün tablosu, bu fırsatı kazandığınızda hangi ürünleri, ne miktarda ve kaça satmayı hedeflediğinizi gösterir. Ürün tablosu kullanmak, işinizi çok kolaylaştırır:
Satış fırsatının tahmini değerini daha kolay hesaplarsınız
İndirim ve döviz çevrim hesaplamalarını kolayca yaparsınız
Ürün, miktar ve fiyat değişikliklerinin satış toplamına etkisini kolayca görürsünüz
Dahası, dilediğinizde ürün tablosundaki bilgilerle kolayca bir teklif oluşturabilir, bunu müşterinize eposta ile gönderebilirsiniz (Bazı abonelik planlarında).
TeamGram’ın ürünler bölümünde şirketinizin sattığı ürün ve hizmetleri tanımlayıp fiyatlarını girdiyseniz, ürün tablosuna ürün eklediğinizde tutarlar otomatik olarak hesaplanacaktır.
Gözünüz Satış Panosunda Olsun
Satış süreci sayfasının üzerinde, temel satış metriklerini gösteren bir pano bulunur. Buradaki değerler, satış sürecinizdeki fırsatlar için girdiğiniz değerler kullanılarak otomatik olarak hesaplanır.
Satış sürecinizdeki fırsatları güncelledikçe bu değerler de değişecektir. Böylece panoyu izleyerek satışların nasıl gittiği ve yakın gelecekte neler bekleyebileceğinizle ilgili bilgileri kolayca alırsınız.
