Yüksek Nitelikli Müşteri Adayları ve Dışa Doğru (Outbound) Erişim
Eğer kurumsal bir müşteriye yüksek tutarlı satışlar yapmaya çalışıyorsanız, müşteri adaylarının sizi bulmasını beklemek yerine sizin onlara ulaşıp bir fırsat olup olmadığını anlamaya çalışmanız daha verimli olabilir. Buna dışa doğru (outbound) müşteri adayı oluşturma denir.
Mesela oteller için mobilya üreten bir şirket, reklam verip müşterilerin kendisini aramasını beklemekle yetinmez. Hizmet alanındaki otellerde, otel inşa eden müteahhitlerde, otel projeleri yapan mimarlık bürolarında mobilya alımıyla ilgili kişilerin listesini oluşturmak, bunlara doğrudan ulaşmak hem daha düşük maliyetli, hem de daha etkili olabilir.
İşte asıl zorluk burada başlar. Doğru kişileri belirledilerse, bu kişiler oldukça yüksek nitelikli adaylar olacaktır. Tam da bu nedenle, pek çok firma bunlara çeşitli şeyler satmak için sürekli ulaşmaya çalışıyor olacaktır. Zamanları kısıtlı olan bu kişiler, firmalardan gelen sayısız görüşme talebinin çoğunu kabul etmezler. Ta ki bir satıcının satmak istediği ürüne ihtiyaçları olana kadar.
Müşteri adayının zor ulaşılır olması, niteliksiz olduğu anlamına gelmez.
Tam tersine, en nitelikli adaylar, en zor ulaşılanlardır.
Müşteri Adayından Görüşme Talep Etmek için Sekans Kullanımı
Henüz tanışmadığınız müşteri adaylarının ne zaman sizin sattıklarınıza ihtiyacı olacağını tahmin edip tam o zaman onları aramaya çalışmak güvenilir bir yöntem değildir. Bunu tahmin edebilseniz bile, aradığınız kişiye ulaşıp görüşmek mümkün olmayabilir.
Görüşme talebinize olumlu cevap alabilmek için, uzun süreye yayılmış çok sayıda temas teşebbüsüne ihtiyaç vardır. Ayrıca bu temasları telefon ve eposta gibi farklı kanallara dağıtmak, rahatsız edici olmamak için de aralarında zaman bırakmak gerekir.
Yüksek nitelikli müşteri adaylarına ulaşıp kısa bir görüşme yapabilmek için 15 defadan fazla ulaşma teşebbüsü gerekmesi normal sayılır.
Eğer birkaç denemede ulaşamayınca adayınızın peşini bırakıyorsanız, erken pes ediyorsunuz demektir.
Müşteri adaylarınızdan görüşme talep etmek için yapacağınız aramaları ve göndereceğiniz e-postaları önceden hazırladığınız bir kurguya göre yapmalısınız.
Örnek bir sekans (kurgu) şuna benzeyebilir:
- İlk gün: Linkedin’den bağlantı isteği gönder.
- 7 gün sonra: Telefon et. Ulaşamazsan mesaj bırak.
- 1 gün sonra: E-posta #1 gönder. Arayıp ulaşamadığından bahset. Neden görüşmek istediğini açıkla. Kısa bir görüşme için uygun zamanı sor.
- 4 gün sonra: Telefon et. Ulaşamazsan mesaj bırakma.
- 3 gün sonra: E-posta #2 gönder.
- 3 gün sonra: Telefon et. Ulaşamazsan mesaj bırak.
- 3 gün sonra: E-posta #3 gönder.
- 10 gün sonra: E-posta #4 gönder.
- 10 gün sonra: E-posta #5 gönder.
- 3 gün sonra: Telefon et. Ulaşamazsan mesaj bırak.
- 6 gün sonra: E-posta #6 gönder.
- 9 gün sonra: E-posta #7 gönder.
- 6 gün sonra: E-posta #8 gönder.
- 3 gün sonra: Telefon et. Ulaşamazsan mesaj bırak.
- 6 gün sonra: E-posta #9 gönder.
- 20 gün sonra: E-posta #10 gönder.
- 20 gün sonra: E-posta #11 gönder.
- 20 gün sonra: E-posta #12 gönder.
- 3 gün sonra: Telefon et. Ulaşamazsan mesaj bırak.
- 4 gün sonra: E-posta #13 gönder.
Yukarıdaki 20 adımlı erişim sekansı, tatil günlerini de dikkate aldığımızda yaklaşık 5-6 aylık bir süreyi kapsayacaktır. Bu süre boyunca hiç bir zaman aynı kişiye haftada 1 taneden fazla e-posta gönderilmediğine, ilk hafta dışında haftada bir defadan fazla telefon edilmediğine, her seferinde farklı bir e-posta gönderildiğine dikkat edin.
Müşteri Adayı Sekanstan Ne Zaman Çıkarılır?
- Telefonla arandığında müşteri adayına ulaşılırsa
- Müşteri adayı, görüşmek istemediğini telefon veya e-posta ile iletirse
- Müşteri adayı, görüşmeyi kabul ederse
- Sekansın son adımı tamamlanırsa
- Müşteri adayına ilişkin bilgilerin (adı, telefon numarası, vb) doğru olmadığı anlaşılırsa.
Görüşme
Özel bir durum olmadıkça, henüz değerlendirme görüşmesi yapılmamış müşteri adaylarından yüz yüze görüşme talep etmeyin. Bunların nitelikli olup olmadığını bilmiyorsunuz ve bunu anlamak için size kısa bir telefon görüşmesi yeterli. Ayrıca yüz yüze görüşme talep ederseniz, nitelikli bir adayın buna zaman bulmasının çok zor olacağını, görüşebildiğiniz adayların niteliksiz çıkma olasılığının artacağını da unutmayın.
- Müşteri adayına firmanızla çalışmasının neler sağlayacağı hakkında çok kısa bilgi vererek ilgisini uyandırmak. İlk 3-4 cümlenizle ilgi uyandırabilmek için çok iyi hazırlanmalısınız. Sorular olursa cevaplamaya hazır olun, ama derinlemesine bir satış görüşmesine girmeyin. Bunun yeri bu kısa görüşme değil.
- Müşteri adayının nitelikli olup olmadığını anlamak. Bununla ilgili şu yazımıza göz atmak isteyebilirsiniz: Verimli Satışın Anahtarı: Müşteri Adayı Değerlendirme
- Adayınız nitelikli ise ve bir satış fırsatı varsa, müşteri temsilcisiyle görüşme ayarlamak. Adayın nitelikli olduğunu anlayınca CRM sisteminizde adayı dönüştürün. Şirket, kişi ve fırsat kayıtlarını oluşturun. Müşteri adayına ve müşteri temsilcisine uyan bir görüşme zamanı belirleyip teyit edin.
TeamGram CRM ve Müşteri Adayı Erişim Sekansları
TeamGram CRM, müşteri adayları için hazırladığınız sekansları sizin için işletir. İş Geliştirme Temsilcilerinin (İGT) her birinin hangi gün kimlere telefon edeceğini, kimlere hangi e-postanın gönderileceğini hatırlatır. Dahası, her bir müşteri adayına gidecek e-postaları önceden belirlenmiş şablonları kullanarak kişiselleştirir ve ilgili İGT’nin kişisel posta adresinden gönderebilir.
İGTler süreci yönetmeyi düşünmek zorunda kalmadan, sadece o gün yapmaları gereken telefon görüşmelerine zaman ayırabilirler.
Bu, küçük bir İGT kadrosuyla bile çok büyük müşteri adayı listelerine aylar süren sekanslarla ulaşmak için çalışabilmeyi mümkün kılar. Sekansın süresinin uzaması, bu süre içinde müşteri adayının bu ürüne ilgisinin doğması ve görüşmeyi kabul etmesi olasılığını da yükseltir.
TeamGram CRM'in otomatik erişim sekansları, ısrarla ama rahatsız edici olmadan, her seferinde farklı kişiselleştirilmiş mesajlarla, yüzlerce adaya uzun süren kurgularla ayrı ayrı ulaşmaya çalışmayı kolaylaştırır.
Kapasite, Verim ve Maliyet:
Sekansa her gün kaç müşteri adayı eklenebileceği, bunun için kaç İş Geliştirme Temsilcisine (İGT) ihtiyaç duyulacağı çeşitli faktörlere bağlı olarak hesaplanabilir.
Bu hesabın gerçekleşen sonuçlara göre sürekli güncellenmesi önemlidir. Operasyonun maliyeti beklentilerin üzerindeyse, sekansın verimini yükselten düzenlemeler, daha kaliteli müşteri aday listelerinin temini gibi önlemler gerekebilir.
TeamGram CRM’in kişisel e-posta gönderimlerini otomatik olarak yaptığını ve bu iş için İGT’lerin zamanının gerekmeyeceğini unutmayın. İGT kapasitesini hesaplamada ana faktör, telefon aramaları ve görüşmeler için geçen sürelerdir.
Şimdi bir örnek ile bu hesabın nasıl yapılabileceğini görelim:
Bir İGT’nin tek bir arama başlatmak için ihtiyaç duyacağı süreler şöyle olsun:
- Aranacak müşteri adayı kaydını ekranında görüntülemek ve arama öncesinde aday hakkındaki bilgileri gözden geçirmek: 3 dakika
- Numarayı çevirmek, cevaplanmasını beklemek, ilgili kişiyle görüşme talep etmek: 1 dakika
- İlgili kişinin bağlanmasını beklemek veya mesaj bırakmak: 1 dakika
Buna göre müşteri adayına ulaşılamadığı durumlarda bile her çağrı teşebbüsü için 5 dakika gerekeceğini düşünebiliriz. İlgili kişiye ulaşılabildiğinde de ortalama 10 dakika görüşüldüğünü var sayalım. Bu durumda başarısız çağrılar için 5 dakika, başarılı çağrılar için 15 dakika süreye ihtiyaç olacaktır.
Yukarıdaki örnekteki gibi 6 telefon çağrı teşebbüsü içeren bir kurguda, adayların %60’ı ile görüşülebildiğini, görüşülen adaylara ortalama 3 çağrı denemesinde ulaşıldığını var sayalım.
Bu durumda her 100 müşteri adayından 60 tanesine ulaşılabilecek, bunlar için toplam 120 başarısız, 60 başarılı çağrı gerekecektir. Kalan 40 müşteri adayı için ise 240 başarısız çağrı yapılacaktır.
Bu durumda 100 adaylık liste için gereken toplam İGT zamanı:
(120 + 240)*5 + 60*15 = 2700 dakika = 45 saat
Bir iş gününün sadece 5 saatinde verimli arama yapılabildiğini varsayarsak, bu örnekte bir İGT’nin ayda yaklaşık 240 müşteri adayının görüşmesini sonuçlandırabileceğini düşünebiliriz.
Görüşme yapılan adayların yaklaşık %5’inin nitelikli olduğunu varsayalım. Bu durumda bir ayda görüşmesi sonuçlanan 240 adaydan elde edilebilecek nitelikli aday sayısı:
240 * %60 * %5 = 7 nitelikli müşteri adayı
Eğer satış ekibiniz, nitelikli müşteri adaylarıyla takip ettikleri satış fırsatlarının %30’una satış yapmayı başarabiliyorlarsa, bu 7 nitelikli adaydan yaklaşık 2 yeni satış çıkabilir.
Buna göre bu örnek için sonuçları şöyle özetleyebiliriz:
- Her bir İGT için ayda 240 yeni müşteri adayı sekansa eklenmelidir.
- Her bir İGT, ayda 7 yeni nitelikli müşteri adayı bulup müşteri temsilcilerine aktarabilir.
- Bu 7 satış fırsatından 2 yeni satış kazanılır.
Şimdi yöneticiler, oluşan maliyetin bunu haklı çıkaracak bir satış artışı sağlayıp sağlamadığına bakabilir, diğer müşteri adayı edinme yöntemlerinin maliyetleriyle karşılaştırabilirler.
Sekansın e-posta gönderim adımlarının bir zaman maliyeti olmadığına dikkat edin. Eğer sekansınızda etkili e-posta mesajları kullanıyorsanız, telefon arama teşebbüslerinin sayısını azaltabilirsiniz. Bu, aynı sayıda İGT ile çok daha fazla müşteri adayı görüşmesi yapıp, daha fazla nitelikli aday bulmanızı sağlar.
Sekansınızdaki e-posta mesajlarının kişiselleştirilmiş, etkili içerik ve konularının olması için özen gösterin. Bunlar, yeni müşteri adayları oluşturmak için telefonla aramalara olan ihtiyacı büyük ölçüde azaltır. Aynı sayıda İGT ile çok daha fazla adayla görüşmenizi sağlar.
Sekans otomasyonu için gereken tüm özellikler, tüm TeamGram CRM sürümlerinde bulunmaz. İhtiyacınıza uygun TeamGram CRM paketini belirlemek için web sitemizdeki karşılaştırma tablosuna göz atın veya satış ekibimizle görüşün.