Müşteri Adayı Değerlendirme Süreci
Satış yapmayı umduğunuz, ama henüz bir satış fırsatı olup olmadığını kontrol etmediğiniz kişilere müşteri adayı diyoruz.
Müşteri adayları farklı kanallardan size ulaşabilir veya siz onları farklı kaynaklardan bulabilirsiniz. Ancak her müşteri adayı eşit değerde değildir. Bazıları istediğiniz özelliklere sahip olmayabilir. Bazıları bu özelliklere sahip olsalar da alım yapmaya hazır olmayabilirler.
İlk işiniz bunlarla görüşmek, istediğiniz niteliklere sahip olup olmadıklarını anlamak, istediğiniz niteliklere sahip olanlarda bir satış fırsatı olup olmadığını kontrol etmek olacak. Bir satış fırsat bulursanız bunlara satış yapmak için zaman harcamaya başlayabilirsiniz.
Müşteri adayı değerlendirme süreci hakkında daha detaylı bilgi için bu yazımıza göz atabilirsiniz.
TeamGram ve Aday Değerlendirme
Müşteri adaylarınızı TeamGram’a girmek ve bunların değerlendirme sonuçlarını burada kaydetmek, süreci daha iyi yönetmeyi ve önemli çıkarımlar yapmayı kolaylaştırır.
Aday değerlendirme sürecinizin nasıl işlediği ile ilgili en aydınlatıcı göstergelerden birisi, müşteri adayı hunisidir. Bu gösterge, sürece giren adayların hangi aşamada ne kadar azaldığını ve her aşamadaki verimin bir önceki döneme göre nasıl değiştiğini kolayca izlemenizi sağlar.
Huni göstergesini, ana menüdeki müşteri adayları seçeneği altındaki Pano sekmesinde bulabilirsiniz.
Bunun nasıl işlediğine biraz daha detaylı bakalım.
İşi Biten Müşteri Adayları
Huninin tepesinde, seçtiğiniz zaman aralığı içinde işi biten müşteri adaylarının toplam sayısını görürsünüz. Bir müşteri adayının değerlendirme sürecindeki işinin bitmiş olması, şu nedenlerden herhangi biriyle olabilir:
- Müşteri adayı ile görüşüp, nitelik durumunu ve bir fırsat olup olmadığını anlamış olabilirsiniz.
- Müşteri adayı ile görüşememiş ve artık bununla görüşmek için daha fazla uğraşmamaya karar vermiş olabilirsiniz.
Dikkat: Seçtiğiniz zaman aralığında bulunmuş olsalar bile, henüz işi bitmemiş müşteri adayları bu sayıya dahil edilmez. Yani huniye bakarak, yeni müşteri adaylarını ne hızda bulduğunuzu göremezsiniz. Bunun için farklı bir gösterge kullanacaksınız. Huni size sadece değerlendirme sürecindeki işleri bitmiş adayların analiz sonucunu gösterir.
Buradaki örnekte, belirlenen 1 aylık sürede 452 müşteri adayının değerlendirme sürecinin bittiğini görüyoruz.
Bundan sonraki satırlarda, bunların süreçten nasıl geçtiğini daha detaylı göreceğiz.
Erişilen Müşteri Adayları
Her müşteri adayına erişip nitelikli olup olmadığını anlamak, bir satış fırsatı var mı diye kontrol etmek mümkün olmayabilir. Mesela web sitenizde form doldurarak bilgi isteyen kişileri arayıp bir değerlendirmeden geçirmek gerekir. Ama bunların tamamına erişemeyebilirsiniz.
Erişilen müşteri adayları sayısının, işi biten toplam müşteri adayı sayısına oranı bu müşteri adaylarına ulaşmakta ne kadar başarılı olduğunuzu gösterir.
Bu örnekte, bir aylık dönemde değerlendirmesi sona eren 452 adaydan 375’ine, yani %83’üne ulaşıldığını görüyoruz. Bunun yanında, bir önceki dönemden fark da gösteriliyor. Ulaşma oranı bu ay, önceki aydan %4.5 daha fazla. Göstergenin yeşil olması, değişikliğin olumlu yönde olduğunun işareti.
Erişim Oranınızı Yükseltmek İçin Neler Yapabilirsiniz?
Müşteri adaylarının ne kadarına ulaşabilmenin normal olduğu duruma göre değişebilir. Sizi bulan (inbound) adaylara erişim oranı genellikle sizin bulduğunuz (outbound) adaylara erişim oranınızdan çok daha yüksek olur. İlave filtreler uygulayarak ne tür adaylara ulaşmakta zorlandığınızı belirleyebilirsiniz.
Daha anlamlı olan, zaman içinde erişim oranının ne yönde değiştiğidir. Eğer ulaşım oranınızda beklenmedik bir düşüş görüyorsanız, bunun sebebini araştırmak gerekir. Erişim oranının düşük olmasının başlıca sebepleri şunlar olabilir:
- İrtibat bilgilerini doğrulamadan, hatalı veya eksik alıyor olabilirsiniz.
- Aday bulmak için kullandığınız kaynaklar (sektör rehberleri vs) eski veya kalitesiz veri içeriyor olabilir.
- Aslında sizinle iş yapmak istemeyen bir grubu hedefliyor olabilirsiniz.
- Ulaşılması zor bir grubu hedefliyor olabilirsiniz. Asistanlar, santral görevlileri gibi kişiler müşteri adayıyla görüşmenizi engelliyor olabilir.
- Adaylara ulaşmak için yeterince ısrarcı davranmıyor olabilirsiniz. Bunun için TeamGram’ın erişim sekansı özelliği iyi bir çözüm olabilir.
Yeni düzenlemeler yaptıkça erişim oranınızın düzelip düzelmediğini kontrol edin. Bu önemli ve kolay yönetilen bir metriktir. Ulaşamadığınız bir müşteri adayına satış yapamazsınız.
Nitelikli Adaylar
Bir müşteri adayına ulaştığınızda ilk kontrol etmek istediğiniz şey, bu kişinin istediğiniz özelliklere sahip olup olmadığıdır. Niteliklendirme kriterleri her şirket için farklıdır. Sizin için anlamlı olan özellikleri belirlemekte zorlanıyorsanız bu yazımıza göz atın.
Ulaşılan tüm adaylar içinde nitelikli olanların oranı, pazarlama çalışmalarınızın ne kadar doğru bir kitleye ulaştığını anlamaya yardımcı olur.
Buradaki örnekte, ulaşılan 375 adaydan 24 tanesinin istenen niteliklere sahip olduğu görülmüş. Bu, tüm görüşülen adayların %6.8’i. Bir önceki aya göre bunun %1.8 arttığını, yani bu ay daha nitelikli bir gruba ulaşıldığını görüyoruz.
Yeterince Nitelikli Aday Bulamadıysanız
Nitelikli adayların oranının veya sayısının düşük olması, genellikle pazarlama ile ilgili sorunlara işaret eder.
Hangi oranın yeterince yüksek olduğu görecelidir. Sektörel fuarlarda daha yüksek oranda nitelikli adaylarla karşılaşırken, internet reklamlarıyla web sitenizde form doldurtarak topladığınız adaylarda daha düşük oranlar görebilirsiniz. Kullandığınız kanallar için normal oranın ne olduğunu bir süre bu metrikleri izleyerek keşfedebilirsiniz.
Nitelikli adayların oranı kadar sayısı da önemlidir. Yeni müşteri adayları bulmak için pazarlama çalışmaları yaparsınız. Bunların maliyetini, ulaşabildiğiniz nitelikli adayların sayısına bölerek, ortalama bir nitelikli adayın size kaça mal olduğunu hesaplamak kolaydır. Bazen bu pazarlama çalışmaları az sayıda, ama yüksek oranda nitelikli aday getirebilir. Eğer bu adayların sayısı, pazarlama çalışmalarının maliyetini haklı çıkarmayacak kadar azsa, oran iyi olsa bile farklı pazarlama yöntemlerine geçmek gerekebilir.
Fırsatlar
Nitelikli adayların hepsi hemen sizden satın almaya hazır olmayabilirler. Ama öyle olmasalar da bunlar değerlidir. İleride bunlarla iş yapma şansınız olabilir. Bunlarla ilişkiyi sürdürmek isteyeceksiniz. Ancak önceliğiniz elbette sizinle şimdi satış görüşmesine başlayabilecek olanlar olacaktır. Bunlar için CRM’inizde birer fırsat kaydı açmalısınız.
Huninin en altında, nitelikli adaylarla ilişkili kaç fırsat oluştuğunu ve oluşan fırsat sayısının nitelikli aday sayısına oranını görürsünüz.
Buradaki örnekte, 24 nitelikli adayla ilişkili 24 satış fırsatı açılmış.
Yeterince Satış Fırsatı Açılmıyor mu?
Çok sayıda nitelikli adaydan az sayıda satış fırsatı çıkarmak her zaman bir sorun işareti olmayabilir. Özellikle düşük frekansla alınan ürünlerde ve dışa dönük (outbound) kampanyalarda, nitelikli bir müşteri adayına ulaştığınız sırada onun da tam sizin sattığınız şeye ihtiyacı olması olasılığı çok yüksek olmayabilir. Sizin işinizde normal oranın ne olduğunu bu metriği bir süre izleyerek bulabilirsiniz.
Ancak açılan fırsatların, bulunan nitelikli müşteri sayısına göre düşük olduğunu düşünüyorsanız şunları kontrol etmek isteyebilirsiniz:
- Müşteriler, sizinle değil rakiplerle görüşmeyi tercih ediyor olabilirler.
- Satış ekibiniz etkisiz kalıyor olabilir.
- Görüşmeler sırasında, var olan fırsatları ortaya çıkaramıyor olabilirsiniz.
- Pazarda fark etmediğiniz önemli bir değişiklik (mesela yeni bir rakip veya alternatif çözüm) ortaya çıkmış olabilir.
- Hedeflediğiniz müşteri grubunun işlerini yavaşlatan faktörler olabilir.
- Müşteri adaylarında aradığınız nitelikleri doğru belirleyememiş olabilirsiniz.
Size Kaç Müşteri Adayı Lazım?
İyi ve tutarlı çalışan bir satış süreciniz varsa, hedeflerinizi tutturmak için herhangi bir dönemde kaç yeni fırsata ihtiyaç duyacağınızı bilirsiniz. İyi işleyen satış ekiplerinin fırsat kazanma oranları çok büyük dalgalanmalar göstermez. TeamGram’ın bu oranı nasıl hesapladığını başka bir yazımızda inceleyeceğiz.
Örnek olarak, satış ekibinizin açılan satış fırsatlarının %65’ini kazandığını, %35’ini de rakiplere kaybettiğini düşünelim. Hedeflerin tutması için yılda 200 fırsat kazanmaları gerekiyor olsun. Bunun için yılda yaklaşık 310 yeni fırsata ihtiyaç olacaktır.
Yukarıdaki örnekteki oranları kullanırsak, 310 fırsat için 310 nitelikli aday gerekecektir. 310 nitelikli aday için de yaklaşık 4850 adaya ulaşmış olmak gerekir (Çünkü ulaşılan adayların %6.4’ü nitelikli). Bu kadar adaya ulaşabilmek için de yaklaşık 5850 yeni müşteri adayı bulmak ve değerlendirmeden geçirmek gerekir (Çünkü bulunan tüm adayların %83’üne ulaşılabiliyor).
Şimdi bu bilgiyle pazarlama kararlarını daha bilinçli alabilirsiniz. Yılda 5850 müşteri adayı için kaç fuara katılmak, ne kadar reklam vermek gerektiğini hesaplayabilirsiniz.
Eğer müşteri adaylarınızı her zaman TeamGram CRM’e girerek işliyorsanız, bu kanalların her birinin size ne hızda kaç aday sağladığı, bunların her birinin birim maliyetinin ne olduğu hakkında elinizde sağlam veriler olacaktır. Bu verileri kullanarak satış ekibinize daha düşük maliyetle daha fazla sayıda fırsat üretmek için aday üretme yöntemlerinizi sürekli geliştirebilirsiniz.