CRM'iniz KDV'yi Dikkate Alıyor mu?
Tüm faturalarınızı KDV’li kesmek zorunda olsanız bile, CRM’inizde KDV’yi dikkate almak zorunda değilsiniz. KDV müşterinizin size ödediği ve sizin de tedarikçilerinize ödediğiniz miktarları etkilese de, şirketinizin kazancını etkilemez.
Bu nedenle pek çok şirket, CRM’e girdiği fiyatları ve maliyetleri KDV hariç olarak girer, tekliflerinde KDV miktarını belirtmez ve KDV’nin fatura bedellerine ekleneceğini belirtmekle yetinir. Bu durumda CRM açısından ilave bir düzenlemeye gerek yoktur.
KDV’nin CRM sistemi tarafından dikkate alınıp alınmaması her şirketin tercihine bağlıdır ve kurulum sırasında ayarlanır, gerektiğinde bu ayar değiştirilebilir.
KDV oranları değiştiğinde TeamGram CRM’deki KDV oranlarını güncellemeye başlamadan önce, CRM kurulumunuzun KDV’yi dikkate alıp almadığını kontrol edin:
- Ana menüden kontrol paneline tıklayın.
- Şirketim seçeneğine tıklayın.
- KDV alanında seçili değeri kontrol edin.
Varsayılan KDV Oranının Güncellenmesi
Eğer CRM kurulumunuz KDV kullanacak şekilde yapıldıysa, aksi belirtilmeyen durumlarda varsayılacak olan bir KDV oranını kontrol panelinden girebilirsiniz. Bu size veri girişlerinde hız kazandırır.
Bu oranı, yukarıda anlatılan şekilde ulaştığınız Şirketim sayfasında güncelleyebilirsiniz. Oranı değiştirmek için Şirketim sayfasının sağ alt köşesindeki Değiştir butonuna basın ve sattığınız ürünlerin çoğu için geçerli olacak yeni KDV oranını KDV alanına girip formu kaydedin.
Mevcut Ürün Kayıtlarındaki KDV Oranlarının Güncellenmesi
KDV oranı, ürüne özgüdür. Pek çok ülkede eğitim, sağlık, gıda gibi kategorilerdeki bazı ürün ve hizmetler için diğer ürünlerden daha farklı KDV oranları kullanılır. Dahası, hükümetler zaman zaman hangi ürünler için özel oranlar uygulanacağı ile ilgili kararlarında değişiklik yapabilirler.
Bu nedenle, varsayılan KDV oranı yeni oluşturulacak ürünlerin veri girişlerini hızlandırsa da, daha önceden kaydedilmiş ürünlerin KDV oranlarını değiştirmez. Önceden girilmiş ürünlerin KDV oranlarının ne olacağını ayrıca girmeniz gerekir.
Bunların sayısı azsa, bu işlemi teker teker ürün kayıtlarını değiştirerek yapabilirsiniz. Çok sayıda ürününüzde değişiklik gerekiyorsa, bu işlemi toplu olarak da yapmak mümkündür.
Elle Güncelleme:
TeamGram CRM’de ürünlerin adı, stok kodu, fiyatı, KDV oranı gibi bilgiler, Ürünler sekmesi altındaki ürün kayıtlarında saklanır. Az sayıda ürününüzde değişiklik gerekiyorsa bunların KDV oranlarını elle güncellemeyi tercih edebilirsiniz.
Ürünlerinizin KDV oranlarını elle güncellemek için şu adımları izleyin:
- Ana menüden Ürünlere tıklayın.
- İlk ürüne tıklayın.
- Açılan ürün detay penceresindeki değiştirme (kalem) simgesine tıklayın.
- KDV oranını değiştirip kaydedin.
- Bu işlemleri tüm ürünler için tekrarlayın.
Toplu Güncelleme:
Mevcut ürün kayıtlarındaki KDV oranlarını topluca güncellemek de mümkündür. Bunun için önce tüm ürünleri bir Excel dosyasına aktarabilir, yeni oranları Excel’de kaydettikten sonra bu listeyi tekrar TeamGram’a yükleyebilirsiniz.
- Ürün listenizi Excel’e aktarmak için ana menüden Kontrol Paneli > Aktarım İşlemleri > Excel’e Aktar > Tüm Ürünler seçeneğini tıklayın.
- İndirdiğiniz dosyayı Excel kullanarak açın. Her bir ürünün KDV kolonuna, o ürün için geçerli yeni KDV oranını girin.
- ID ve KDV dışındaki kolonları silin ve dosyayı kaydedin.
- Güncel dosyayı TeamGram’a almak için ana menüden Kontrol Paneli > Aktarım işlemleri > Güncelle > Excelden Ürünler seçeneğini tıklayın. Kaydettiğiniz dosyayı seçin, tekil belirleyici olarak ID’yi seçin ve güncellemeyi başlatın.
Ürünlerinizin KDV Oranını Henüz Güncelleyemiyorsanız...
Eğer yetkileriniz yukarıda açıklanan değişiklikleri yapmaya yetmiyorsa ama acilen teklif hazırlamanız veya bir satış fırsatının fiyat tablosuna veri girmeniz gerekiyorsa merak etmeyin.
TeamGram CRM’de ürün fiyatı belirtmeniz gereken her yerde KDV oranını elle belirleyebilirsiniz. Tek yapmanız gereken, ürün seçtiğinizde otomatik olarak gelen eski KDV oranını silip geçerli olan yeni KDV oranını elle girmek.
Bu şekilde fiyat tablosu üzerinde girilen KDV oranları ürün kaydını değiştirmez, sadece o işlem için geçerli olur. Kalıcı KDV oranı değişiklikleri için en kısa zamanda yukarıdaki değişikliklerin yapılması gerektiğini sistem yöneticinize hatırlatmayı unutmayın.